Zoom, Meet, Skype e demais ferramentas estão sendo palco de diversos eventos. Separamos aqui algumas dicas de como proporcionar uma melhor experiência a seu público.
Eventos digitais exigem mais equipe – eventos físicos para 15 pessoas geralmente precisam de apenas duas pessoas em cada evento para fazer a inscrição, fazer a ligação com o local e receber os convidados. Os eventos virtuais, no entanto, precisam de pelo menos quatro a cinco, dadas as inúmeras tarefas técnicas envolvidas, as agendas mais rígidas e os vários participantes que buscam assistência ao mesmo tempo.
As sessões precisam ser mais curtas e pontuais– O público online espera que tudo comece e termine no horário. Se um convite disser que um evento começará às 11h, todos esperarão que as coisas comecem às 11h, ou eles sairão da plataforma. Em eventos físicos, as pessoas são mais complacentes e abertas a esperar por aqueles que estão um pouco atrasados. Eles também estão mais dispostos a permanecer mais tempo na rede após cada sessão em eventos físicos. No mundo dos eventos virtuais, descobrimos que a maioria das pessoas sai após uma hora em ponto, então revise os programas para não durar mais que 60 minutos e garantir que os facilitadores cumpram a programação. Apresentações e longos monólogos devem ser removidos de todas as agendas em favor de discussões interativas de compartilhamento de conhecimento. Para cada evento é interessante que seja criada uma sala de espera virtual para que os participantes possam ouvir música enquanto se preparam para o debate.
Mais preparação é necessária – diferentes localidades têm diferentes restrições de conectividade e plataforma. Isso significa que cada evento virtual precisa passar por uma simulação com cada cliente se preparando para o dia real para garantir que a apresentação, a plataforma e o tempo alocado funcionem perfeitamente.
Manter os participantes engajados online é muito mais difícil do que mantê-los engajados na vida real – Devemos que criar recursos para substituir coquetéis e canapés para manter as pessoas entretidas. Para tornar as sessões mais atraentes, recomenda-se usar ilustrações, salas de pausa interativas que dividem os convidados em grupos menores para que todos tenham a chance de participar; pesquisas desafiadoras e jogos divertidos e perguntas simples para quebrar o gelo, como Qual foi a última coisa que você assistiu no Netflix?
A função de bate-papo do Zoom também ajuda de várias maneiras. Os coordenadores do evento podem conversar com todos em particular, tratando de todas as questões técnicas. Essa funcionalidade também é excelente para participantes que não desejam apenas entrar na conversa ou têm uma conexão ruim, permitindo que participem por mensagem de texto.
Você precisa encontrar maneiras de manter o espírito de um evento real e torná-lo mais concreto -Enviar pacotes físicos de boas-vindas a cada participante antes do evento. Mimos e livretos com explicações sobre como acessar o evento, informações sobre a linha do tempo e mais detalhes sobre o tema. Além disso,é uma maneira memorável de comemorar um evento que eles compartilharam e construir relacionamentos com clientes e patrocinadores.
